SOMtoday in de Cariben

Consultant Tiny Vermeer vertelt over de implementatie training bij SVOBE op Sint-Maarten.

Wie denkt aan de Cariben, denkt aan zon, zee en strand. Maar er wordt ook nog gewerkt op deze prachtige eilanden!

Tiny Vermeer, consultant bij SOMtoday, reisde in februari 2015 naar Sint-Maarten voor een implementatie training bij de Stichting Voortgezet Onderwijs Bovenwindse Eilanden (SVOBE).

Stichting Voortgezet Onderwijs Bovenwindse Eilanden (SVOBE) is een scholengemeenschap die bestaat uit het Milton Peters College (MPC) en de Sundial School. Beiden scholen bieden uitdagend onderwijs aan ruim 1.500 leerlingen.

SVOBE kiest voor SOMtoday

Tiny: "In het najaar van 2014 besloot SVOBE aan de slag te gaan met SOMtoday. Voordat deze beslissing werd genomen, heeft de scholengemeenschap zich verdiept in andere leerlingvolgsystemen die worden gebruikt in o.a. Nederland, de Verenigde Staten en Curacao. Er werden verschillende aandachtspunten bekeken zoals de functionaliteit en snelheid van het systeem plus de stabiliteit van rapportages.

Na bezoek aan een school op Curacao was SVOBE er direct van overtuigd dat SOMtoday naadloos aansloot bij hun behoefte. De overtuiging zat hem in de snelheid van de SAAS-oplossing en de manier waarop SOMtoday kan worden aangepast binnen de Caribische werkwijze. Ook de gebruiksvriendelijkheid voor schoolmedewerkers, leerlingen en ouders werd als een groot pluspunt gezien ten opzichte van andere systemen."

De implementatie

Tiny: "De implementatie van SOMtoday is al snel na de beslissing om met SOMtoday te gaan werken gestart. SVOBE wilde hier graag de tijd voor nemen en zo hadden we in december 2014 een Skype-sessie waarin de basisinrichting werd besproken. Hierna volgden nog enkele sessies zodat ik met deze input de omgeving vanuit Nederland al kon gaan inrichten."

"Na mijn ervaring bij twee scholen op Curacao heb ik een klik gekregen met de Cariben. Door SVOBE kreeg ik de mogelijkheid om naar het prachtige Sint-Maarten te reizen en hen te begeleiden bij het implementatietraject. De wens was om alle uitleg in het Engels te geven. Dit was voor mij, als voormalig docent Engels, gesneden koek. Ik vind het fantastisch om deze tweede taal te mogen gebruiken tijdens mijn werk."

Onderwijs op maat

 

Tiny: "Het onderwijs op Sint-Maarten volgt in hoofdlijnen het Nederlandse model, maar niet in alles. Zo is het VSBO de Caribische variant van het Nederlandse VMBO waarbij andere vaktermen en een andere inhoud worden gebruikt. HAVO en VWO lijken op de Nederlandse varianten, waarbij Spaans altijd aanwezig is. Latijn en Grieks ontbreken in het VWO. Ook is er een verschil in het VSBO over het gebruik van de voertaal: Engels of Nederlands."

"SVOBE heeft de ambitie om in de toekomst meer internationaal onderwijs te gaan voeren. Gezien de internationale ligging van Sint-Maarten en de goede relatie met Amerika, is dit een voor de hand liggende beslissing. Ook voor deze vorm van onderwijs biedt SOMtoday diverse mogelijkheden waarbij maatwerk geleverd kan worden. Voor SVBO zijn er specifieke zaken, die in Nederland nu eenmaal zo geregeld zijn, gemakkelijk uitgeschakeld. Dit heeft ervoor gezorgd dat vakken de positie kregen die zijn verdienden."

Kwaliteitsverbetering in de data

Tiny: "het personeelsbestand en het totale leerlingbestand zijn in SOMtoday gezet. Het implementatie team van de school kon eenvoudig aan de slag met het plaatsen van leerlingen. Hierbij heeft SVOBE een kwaliteitsverbetering in de data gerealiseerd door de leerlingengegevens zo volledig mogelijk in het systeem te verwerken."

Wat is er bij SVOBE gerealiseerd?

Tiny: "Om u een idee te geven wat er in een week tijd is gerealiseerd bij SVOBE deel ik mijn dagboek."

Vrijdag 20 februari

Tiny: "De heenreis van Amsterdam naar Sint-Maarten verliep prettig. Na mijn vertrek met regenachtig weer en 3°C werd ik op het eiland overspoeld door zonovergoten weer; 28°C en een stevige brie. Ik werd plezierig ontvangen door Sjoerd de Wit, projectleider bij SVOBE."

Zaterdag 21 februari

Tiny: "Er was tijd voor ontspanning en een bezoek aan het Franse gedeelte van het eiland."

Zondag 22 februari

Tiny: "We zijn gestart met de training applicatiebeheer in het Engels. Tijdens de face-to-face gesprekken werd al snel duidelijk dat er nog wat reparatiewerk nodig was bij de inrichting."

Maandag 23 februari

Tiny: "De training werd vervolgd op het bestuursbureau bij de Sundial School. De opbouw van het toetsdossier kwam aan bod, maar ook de afwezigheid en de toekenning van rechten aan groepen gebruikers."

Dinsdag 24 februari

Tiny: "De roosterkoppeling en de consequenties zijn uitgebreid besproken. Ook liet ik de scholen kennismaken met het rapportageprogramma BusinessObjects binnen SOMtoday. Men was hier direct van onder de indruk."

Woensdag 25 februari

Tiny: "Er waren verschillende medewerkers van de scholen aanwezig, waaronder leerlingbegeleiders, administratief medewerkers, directiesecretaresses, applicatiebeheerders en de mediathecaresse. Ik liet hen verschillende werkzaamheden zien, waaronder de inschrijvingen en de bijbehorende aspecten. Ook kwamen de groepsindelingen en het einde van de registratie aan bod."

Donderdag 26 februari

Tiny: "De laatste trainingsdag stond in het teken van de overgang naar volgend jaar. Ook werden er nog bestaande vragen besproken."

Vrijdag 27 februari

Tiny: "We hielden een informele terugblik op de week. Ik bezocht het Milton Peters College en had een gesprek met de directeur. Voor mijn vertrek kon ik vanaf het strand de landing van de KLM-Boeing zien."

 

 

 

Voortgang

Tiny: "Nu we opgestart zijn, is SVOBE alweer een stuk verder. Het merendeel van de leerlingen staat in de database, waaronder ook een aantal leerlingen voor het nieuwe schooljaar. Het toetsdossier is met terugwerkende kracht uitgewerkt. Naast SOMtoday worden alle processen binnen de scholen onder de loep genomen en waar nodig verbeterd. SVOBE is zeer ambitieus!"

"In juni ga ik weer naar Sint-Maarten voor de vervolgtraining. We bespreken dan de mogelijke issues rondom de jaarovergang en zullen deze beslechten. Ook zal ik verder gaan met het training van docenten met betrekking tot de aan-/afwezigheid, het huiswerk en de studiewijzers. Mijn ticket is geboekt en ik vind het leuk om alle medewerkers van SVOBE binnenkort weer te zien. Er moet nog genoeg gebeuren, waar ik erg veel zin in heb! Wordt vervolgd dus..."

Wilt u meer informatie over het implementatietraject van SOMtoday? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op!