Examenuitslagdag 2018 van minuut tot minuut

Door Silvie Eussen, Servicedesk medewerker bij Somtoday

Het is weer zover, de spannendste tijd van het schooljaar! Op woensdag 13 juni 2018 krijgen ruim 210.000 leerlingen op het voortgezet onderwijs hun examenuitslag. Zij wachten vol spanning op dat verlossende telefoontje dat ze in de loop van de middag van hun mentor zullen krijgen. Zijn zij direct geslaagd en kan de vlag uit, of moeten ze nog aan de bak voor een herkansing?

Voordat de scholen de uitslag bekend kunnen maken, dienen zij op de dag van de uitslag eerst alle examengegevens te controleren, berekenen en nogmaals controleren. Dit doen ze met behulp van Somtoday en daarom is dit voor ons de drukste dag van het jaar.

In deze blog lees je hoe de voorbereiding dit jaar is verlopen en hoe we de dag uiteindelijk beleefd hebben vanaf de Somtoday werkvloer.

Examentest

Op vrijdag 29 mei stond de jaarlijkse collectieve examenstresstest gepland. Doel van deze test voor scholen is om te kijken of er met fictieve CE-scores een uitslag kon worden bepaald bij examenleerlingen. Lukt dit niet, dan zit er nog ergens een fout in de inrichting welke tijdig verholpen kon worden. Dit scheelt een hoop vragen op de dag van de uitslag zelf, omdat verborgen inrichtingsfouten al zijn weggehaald. Ook kan Somtoday monitoren hoe de servers reageren op een groot aantal berekeningen tegelijkertijd.

Dit jaar verliep de stresstest helaas iets minder goed dan normaal: een interne serverfout heeft ervoor gezorgd dat de fictieve scores niet bij alle scholen gevuld waren. Hierdoor kon een aantal scholen niet meedoen met de collectieve test. Erg jammer en we gaan er alles aan doen om dit volgend jaar te voorkomen! De scholen waarbij geen scores waren ingevuld hebben op een later tijdstip alsnog kunnen testen, dus dat is gelukkig allemaal goed gekomen.

BO4 Test

In de week vóór de examenuitslag hebben er meerdere storingen plaatsgevonden in BO4, waardoor er op sommige momenten geen rapportages aangepast konden worden. Omdat we deze problemen uiteraard niet wilde hebben op de dag van de uitslag, hebben we wat verbeteringen doorgevoerd. Hierna is er een collectieve BO4 test uitgevoerd. Met vrijwel het gehele Somtoday team is deze test uitgevoerd, terwijl het ontwikkelteam de activiteiten op de servers konden analyseren.

Dag van de examenuitslag

 

De servicedesk is vandaag op volle sterkte. Telefonisch zijn we bereikbaar vanaf 07:30 en daarom is het team een uur eerder begonnen dan gebruikelijk. We bespreken de dag nog even onder het genot van een kopje koffie: wie is waar verantwoordelijk voor en zijn er nog belangrijke zaken waar rekening mee moet worden gehouden? Er heerst een gezonde spanning op kantoor.

 

Over 5 minuten wordt de normering bekend gemaakt op cito.nl en examenblad.nl. De normeringsterm (N-term) zorgt voor de omrekening van scores in cijfers. De N-term maakt dat een leerling bij een heel moeilijk examen met 40% van de scorepunten al een voldoende krijgt, terwijl hij bij een relatief makkelijk examen misschien wel 60% van de scorepunten moet halen voor een voldoende. Hoe makkelijker het examen, hoe meer punten er nodig zijn om een voldoende te halen. De normering is daarom van groot belang en kan bepalend zijn of een leerling slaagt of zakt!

De normeringen staan online! Alle scholen moeten deze normeringen nu invullen in Somtoday en dan worden alle CE-cijfers (CE = Centraal Examen) berekend. Dit is een van de drukste momenten van het jaar op de servers, omdat alle scholen tegelijkertijd op een bepaalde plek in het systeem aan het werk zijn. De servers worden nauwlettend in de gaten gehouden door onze systeembeheerders. Wanneer er te lange wachtrijen ontstaan, wordt er direct ingegrepen.

De eerste school is al helemaal klaar met het bereken van de uitslag! Supersnel! Ook andere scholen zijn inmiddels begonnen met het invoeren van de N-norm.
 

Als de definitieve CE-cijfers zijn berekend aan de hand van de N-norm kan de uitslag bepaald worden. Is de leerling op basis van de SE en CE cijfers geslaagd voor zijn opleiding? Sommige scholen doen dit direct achter de CE-berekening aan. Andere scholen draaien eerst controlelijsten uit, welke docenten vervolgens controleren op juistheid van de eindcijfers. Pas na ondertekening van de docent wordt de uitslag berekend.

Het eerste telefoontje komt binnen op de servicedesk.

De drukte op de servers neemt toe. Op de interne statuspagina is te zien dat er op bepaalde servers een wachtrij ontstaat, waardoor gebruikers iets langer moeten wachten. De wachttijd geldt gelukkig alleen voor berekeningen van de examenuitslag, de rest van de Somtoday gebruikers merkt hier helemaal niets van.

Het aantal telefoontjes stijgt. Sommige vragen kunnen direct worden afgehandeld, sommige dienen per ticket te worden ingediend. Er wordt gevraagd om een ticket in te dienen als er verder onderzoek nodig is. Het servicedesk team is opgesplitst in een bel-en een ticketteam.

De meeste scholen die bellen of een ticket inschieten kunnen we doorsturen naar een handleiding of een artikel op de service-site. Vragen waarvan er nog geen artikelen beschikbaar waren, worden zo snel mogelijk toegevoegd. Dit scheelt weer een aantal telefoontjes en tickets.


Het wordt iets drukker op de servicedesk. De medewerkers die bellen zijn regelmatig in gesprek en de tickets komen binnen via het serviceportaal. Om iedereen zo snel mogelijk van dienst te kunnen zijn staan de consultants stand-by om te helpen, maar dit is niet nodig geweest. De meeste vragen gaan over uitzonderingssituaties bij specifieke leerlingen, rapportages die uitgedraaid moeten worden en de rekentoets.

De meeste vragen die op de servicedesk binnen komen gaan over de rekentoets en vakkeuze instellingen. Hierdoor kan er bij sommige leerlingen geen uitslag bereken worden. De meeste vragen kunnen binnen een half uur beantwoord worden.


De meeste scholen zijn klaar met het bereken van de uitslag. De mentoren kunnen beginnen met bellen van hun leerlingen.

De leerlingen die gezakt zijn worden vaak als eerst gebeld. Zij moeten vaak meteen naar school komen om de herkansingsmogelijkheden te bespreken.

De voorlopige cijferlijsten worden nu massaal uitgedraaid vanuit Somtoday en ondertekend door de directeur. Deze worden vanmiddag uitgereikt aan de leerlingen. Vanaf nu gaan de meeste vragen die binnen komen op de servicedesk over het uitdraaien van de rapportages.

De geslaagde leerlingen zijn inmiddels ook op de hoogte gesteld.
In 2017 lag het gemiddelde slaagpercentage van het examen op 92%. Op het vmbo-bb was het slaagpercentage het hoogst (98,1%) en op de HAVO het laagst (87,2%). Ook haalde vmbo-bb leerlingen vorig jaar gemiddeld het hoogste cijfer voor hun CE (6,8).

Op de meeste scholen gaan ook de geslaagden vanmiddag al naar school om hun voorlopige cijferlijst op te halen. Ook wanneer een leerling al direct geslaagd is mag er nog een vak herkanst worden in het tweede tijdvak. Ook voor deze herkansingen geldt dat dit vrijdag bij DUO bekend moet zijn. De herkansingen (ook wel: tweede tijdvak) starten op maandag 19 juni

De meeste scholen zijn nu ongeveer klaar met de examenberekening en vrijwel alle leerlingen zijn inmiddels op de hoogte gebracht van hun uitslag. De ergste drukte op de servicedesk is voorbij.  

De eerste vlaggen en rugtassen worden buiten gehangen. Somtoday feliciteert alle geslaagden! Het servicedesk team werkt nog even door om de laatste tickets af te handelen.

07:30

 

 

 

 

07:55

 

 

 

 

 

08:01

 

 

 

 

08:11

 

 

08:13

 

 

08:16

08:27

 

 

 

08:30

 

 

08:38

 

 

09:20

 

 

 

 

09:30

 

 

11:00

 

11:30

 


11:55

 

 

13:30

 

 

13:45

 

 

 

14:00

 

 

15:15

 

 

Ruim 140 Scholen hebben vandaag gezamenlijk met Somtoday voor ruim 52.000 leerlingen de examenuitslag berekend;

 

  • De eerste school had om 8:11:51 hun uitslagberekening afgerond. De tweede school volgde slechts 2 seconden later!;
  • Gemiddelde tijd berekening uitslag was 4 minuten en 15 seconden;
  • Snelste uitslagberekening duurde slechts 5 seconden;
  • 16 minuten en 8 seconden duurde de langste uitslagberekening;
  • 96 Telefoontjes binnengekomen op de servicedesk;
  • 91 Ingeschoten tickets binnengekomen (normale dag 25)