De examenuitslag van minuut tot minuut

Door Anne Lohuis, Product Owner bij SOMtoday

Op 14 juni 2017 krijgen 213.000 scholieren de examenuitslag. Leerlingen wachten zenuwachtig op dat verlossende telefoontje dat ze in de loop van de middag hopen te krijgen. De scholen moeten eerst alles controleren, berekenen en nogmaals controleren. Dat doen ze met SOMtoday. Hoe beleven wij deze dag? De examenuitslag van minuut tot minuut vanaf de SOMtoday werkvloer.

07:30

De servicedesk is vandaag op volle sterkte. Iedereen is extra vroeg aanwezig en we zijn telefonisch bereikbaar vanaf 7:30 uur. Alle schermen worden ingesteld zodat we kunnen monitoren hoe de berekeningen verlopen.

07:55

Het F5-en (pagina-refreshen) gaat beginnen. De normering wordt om 8.00 uur bekend gemaakt op cito.nl en examenblad.nl.

08:02

De normeringen staan er op. Alle scholen moeten deze normeringen nu invullen in SOMtoday en dan worden alle CE-cijfers (CE = Centraal Examen) berekend. Spitsuur op onze servers. Alle servers worden nauwlettend in de gaten gehouden door onze systeembeheerders.  

08:10

Na het berekenen van de definitieve CE-cijfers kan de uitslag berekend worden. Er zijn scholen die dit direct achter de CE-berekening aan doen, maar er zijn ook scholen die eerst alle controlelijsten uitdraaien, de docenten alle examencijfers en eindcijfers laten controleren en ondertekenen en daarna pas de uitslag berekenen.

08:15

Het Lyceum Schravenlant (pas overgestapt van Magister naar SOMtoday) meldt telefonisch dat ze al klaar zijn met de uitslagberekening. Supersnel!

08:28

Het is druk op één van de servers. Op de statuspagina zien we dat er een korte wachtrij is ontstaan. De berekeningen lopen gewoon door, maar soms moet de gebruiker iets langer wachten. De wachttijd is alleen voor de berekeningen. Andere gebruikers hebben hier geen hinder van. Vijf minuten later is de wachtrij alweer opgelost.

08:32

Er komen veel telefoontjes binnen. De servicedesk-medewerkers proberen alle bellers direct van een oplossing te voorzien. Als de vraag of het probleem niet ter plekke beantwoord of verholpen kan worden, wordt de klant gevraagd om een ticket aan te maken. De collega’s die niet aan de telefoon zitten behandelen dan zo spoedig mogelijk de binnengekomen tickets.

08:35

Andere collega’s druppelen ook binnen. Iedereen is nieuwsgierig naar de normering, want iedereen heeft wel een familielid, buurmeisje of kennis die vandaag de uitslag krijgt. Zij moeten natuurlijk ook netjes wachten op de formele uitslag.

08:38

De meeste scholen die bellen of een ticket inschieten kunnen we doorsturen naar een handleiding of een faq op de service-site. Vragen waarvan het antwoord nog niet beschikbaar is, worden zo snel mogelijk toegevoegd. Dit scheelt weer een aantal telefoontjes en tickets.

08:41

Een groot aantal scholen belt met een foutmelding over rekentoetscode 1107, die ze krijgen bij de uitslagberekening. Deze code is dit jaar niet meer geldig. Scholen die hebben deelgenomen aan de generale repetitie hebben dit vorige week al geconstateerd en opgelost en lopen er nu niet meer tegenaan.

09:17

Het wordt drukker op de servicedesk. Ook de aanwezige consultants gaan binnengekomen tickets behandelen om iedereen snel te kunnen helpen. De vragen die binnenkomen gaan voornamelijk over rapportages die gedraaid moeten worden, over uitzonderingssituaties bij specifieke leerlingen en de rekentoets.

10:25

Het gebruik van de leerling-app is hoger dan op een normale dag. Op iOS heeft de app 23.1% meer gebruikers en op Android maar liefst 31.7%. In de app worden de examencijfers niet weergegeven, maar leerlingen gaan dat toch even checken voor de zekerheid.

10:45

Veel scholen bellen de gezakte leerlingen vóór een bepaalde tijd. Deze leerlingen moeten dan naar school komen om de herkansingsmogelijkheden te bespreken. Aanstaande vrijdag moeten de namen en vakken voor die herkansing al doorgegeven worden aan DUO.

11:46

De geslaagde leerlingen mogen, op de meeste scholen, ook vanmiddag al naar school komen om hun voorlopige cijferlijst op te halen. Deze voorlopige cijferlijsten worden nu massaal uitgedraaid met SOMtoday en ondertekend door de directeur. Ook de geslaagde leerlingen mogen herkansen om een cijfer te verbeteren. Dit moet ook aanstaande vrijdag doorgegeven worden aan DUO.

Foto: drukte op de rapportage-server gisteren en vandaag

Foto: drukte op de rapportage-server gisteren en vandaag

14:00

De meeste scholen zijn nu helemaal klaar met de uitslagberekening en alle examenkandidaten weten nu de uitslag. Enkele jaren geleden kwam de uitslag van havo/vwo op een andere dag dan vmbo en duurde het sowieso 2 dagen. De leerlingen kregen toen pas de volgende dag de uitslag te horen. Gelukkig gaat het tegenwoordig met SOMtoday zo snel dat iedereen op dezelfde dag de uitslag te horen krijgt en niet langer in spanning hoeft te zitten.

Verder verloopt hier alles tot nu toe voorspoedig mede dankzij jullie snelle reacties en hulpvaardigheid aan de telefonische helpdesk
— Astrid van der Struik-Wagelaar, S.G. Twickel - S.G. Grundel

15:00

De eerste vlaggen en rugtassen worden buiten gehangen. Wij feliciteren alle geslaagden.

Ben je geslaagd? Maak kans op twee kaarten voor het Efteling Midsummer Festival (let op! tickets zijn alleen geldig op 17 juni 2017) of andere leuke prijzen! 

Enkele statistieken

  • 110 Scholen hebben vandaag de uitslag berekend
  • 19,81 minuten Langste berekening CE-cijfers gehele school
  • 54 seconden Gemiddelde tijd berekenen CE cijfers gehele school
  • 37,25 seconden Gemiddelde tijd berekening uitslag gehele school
  • 0,45 seconden Snelste berekening CE-cijfers gehele school
  • 0,4 seconden Snelste berekening uitslag gehele school
  • 80 Telefoontjes op de servicedesk
  • 3,12 minuten Langste berekening uitslag gehele school
  • 47 Ingeschoten tickets op de servicedesk (vorig jaar 44, normale dag 22)
  • 08:06 uur Eerste school helemaal klaar met de uitslag berekening

Gefeliciteerd namens het SOMtoday team!