Binnenkort beschikbaar: de portaalfunctie voor Zermelo ouderavond

Papieren inscrhijfbriefjes verwerken behoort voorgoed tot het verleden met de nieuwe ouderavonden functionaliteit in SOMtoday. De functionaliteit is samen met onze partner Zermelo Roostermakers ontwikkeld. De volledige communicatie met ouders verloopt via SOMtoday ELO. Het beheer van de ouderavond en het maken van een rooster gebeurt in Zermelo. Om het voor de gebruiker eenvoudig te houden, werken SOMtoday en Zermelo op de achtergrond naadloos met elkaar samen. Zo houdt u het overzicht!

Welke functionaliteit kunt u straks in SOMtoday verwachten?

Inschrijven

De communicatie met ouders rondom de ouderavonden verloopt via SOMtoday ELO. SOMtoday ELO is voor veel ouders al dé toegang tot de digitale leeronmgeving van hun zoon of dochter en zo houdt u alle communicatie richting ouders op één plek. Ouders kunnen op basis van een e-mailbericht worden uitgenodigd om zich via SOMtoday ELO in te schrijven voor een oudergesprek. Binnen SOMtoday hebben we alle gegevens beschikbaar om het inschrijvingsproces te kunnen ondersteunen. Hierbij kunt u denken aan de in SOMtoday aanwezige informatie van de relaties van een leerling, de gekoppelde leerlingen in een gezin, maar ook de gegevens van een persoonlijke mentor en/of de vakdocenten van de leerling. Nadat de inschrijfperiode is afgesloten, worden de gegevens via een webservice overzet naar Zemelo 3.

Publiceren

Nadat binnen Zermelo 3 het rooster voor de ouderavonden is gemaakt, kan de planning via de webservice naar SOMtoday worden gesynchroniseerd. Ouders krijgen vervolgens per mail en in SOMtoday ELO een bevestiging van de afspraak. De medewerkers en de leerlingen kunnen de ingeroosterde afspraken in hun eigen bestaande SOMtoday agenda terugvinden. Uiteraard blijft printen via een BO-rapportage ook beschikbaar.

Welke functionaliteit blijft in Zermelo 3?

Inrichting

Het inrichten van de ouderavond gebeurt volledig in Zermelo. U bepaalt hier bijvoorbeeld de dagen, de begin- en eindtijd, de duur van de gesprekken en welke groep leerlingen het betreft. Ook de locaties die voor de ouderavond beschikbaar zijn, worden hier ingegeven.

Beschikbaarheid van medewerkers

Medewerkers kunnen uit het roosterbestand worden geïmporteerd of via de webservice vanuit SOMtoday binnengehaald worden. Als medewerkers niet altijd beschikbaar zijn, kan dat in Zermelo worden ingegeven. Dit beïnvloedt uiteraard wel het optimalisatieproces van de roosterautomaat en leidt mogelijk tot niet planbare inschrijvingen.

Roosterautomaat

De roosterautomaat is het hard van Ouderavondplanner. De oplossingen worden aan de roostermaker aangeboden, waarna deze beslist of de kwaliteit voldoende is of dat moet worden gezocht naar een andere oplossing. Is de kwaliteit voldoende dan kan het ouderavondrooster worden gepubliceerd in SOMtoday ELO.

De ouderavond functionaliteit wordt in de zomer breed uitgerold. Wilt u meer weten over de mogelijkheden? Neem dan contact met ons op via info@som.today of via 0318-649210.