De Zwengel is een school voor Speciaal Onderwijs (SO) en Voortgezet Speciaal Onderwijs (VSO) aan langdurig zieke kinderen van 3 tot en met 20 jaar. De missie van De Zwengel is het weer op gang brengen van een verstoorde of gestagneerde ontwikkeling. In oktober 2015 maakte De Zwengel de overstap van Magister naar somtoday. Gerben Elissen (docent Nederlands, mentor HAVO/ VWO en projectleider somtoday) deelt zijn ervaringen met somtoday.

De overstap van Magister naar somtoday

Als je terug kijkt op het proces hoe is dat dan verlopen?

Gerben: “Overstap is super verlopen, we zijn netjes aan de hand meegenomen. Er was een goed stappenplan met heldere en goede tijdschema’s. We kwamen als het ware in een gespreid bedje terecht. We hebben veel conversies gezien, deze was goed uitgedacht en in stappen opgedeeld, compliment waard! De verwachtingen die vooraf zijn gewekt zijn ook allemaal goed en mooi waargemaakt.”

Maar we zijn bij de conversie toch wel tegen een onvoorzien probleem aangelopen?

Gerben: “Klopt, jullie hebben dit niet bij ons als school neergelegd maar jullie zijn direct naar eventuele oplossingen gaan kijken, hierdoor is dat binnen onze organisatie niet als probleem ervaren maar zien we jullie juist als partij die heel erg goed oplossingsgericht meedenken met onze school.”

Hoe heb je de scholing en begeleiding ervaren?

Gerben: “Gabriële de Wit heeft ons op hele prettige manier begeleid. We hebben veel met haar gebeld en gemaild, we konden ook soms op tijden waarop we zelf vonden dat het niet kon toch bij haar terecht. Erg fijn om daar zo op terug te kunnen vallen. Ze is gedurende het hele implementatietraject duidelijk geweest in wat kon en wat eventueel nog niet kon of haalbaar was. Er waren korte lijnen in dit proces, dit is erg prettig..”

Hoe is de kennisoverdracht tijdens het traject gegaan?

Gerben: “Rondom applicatiebeheer heb ik veel zelf opgepakt en dit ga ik nu intern naar een collega overdragen. Daarnaast hebben we training voor eindgebruikers afgenomen. De training was voor de medewerkers van het bedrijfsbureau en een docentenscholing. Deze gebruikersgroepen waren na het volgen van de training voldoende vaardig om direct met somtoday aan de slag te gaan. Met name bij de docenten worden veel voordelen gezien, het werken met somtoday wordt al prettig ervaren en het gemak waarmee ze bijv. met een druk op een knop het gewenste leerlingenrapport kunnen printen is een groot voordeel.”

Heb je nog aanbevelingen voor ons waar we rekening mee zouden moeten houden bij een volgende implementatie?

Gerben: “Er is goede overdracht van implementatie fase naar servicedesk, dit in tegenstelling van hoe het bij onze vorige leverancier ging. Begeleiding helpdesk is echt okay, dit weegt zwaar voor ons en dit voelt goed.
Daarnaast hebben we voor de eerste extra ondersteuningsbehoefte een strippenkaart afgenomen, dit is ons erg goed bevallen. Nee er zijn geen echte aanbevelingen die je mee zou moeten nemen, ik ben gewoon blij :-)”

Wat voor score zouden we van je krijgen voor de implementatie?

Gerben: “8+”

Wat moeten we doen om op een 9 te komen?

Gerben: “Niets, eigenlijk verdienen jullie een 9 maar ik werk in het onderwijs en wij geven niet snel een 9 :-). Nogmaals ik ben gewoon blij!”