Tijdens een lopend schooljaar overstappen op een nieuwe onderwijsinformatiesysteem, dat is toch vragen om moeilijkheden? Christelijke Scholengemeenschap Walcheren (CSW) deed het. Hoe dat verliep? "Binnen de tijd, binnen budget en zonder noemenswaardige hinder. Dat is een schouderklopje waard."
 

Magister houden of overstappen op somtoday?

CSW is een 2200 leerlingen tellende scholengemeenschap in Middelburg voor vmbo, havo, atheneum en gymnasium. Als tevreden klant van Magister hadden ze niets te klagen, tot een op handen zijnde fusie ze voor een keuze stelde: Magister houden of overstappen op somtoday. Ze kozen voor het laatste.


Wij zijn een iPad-school en hechten waarde aan vooruitstrevende techniek. 
Somtoday bleek daarin veel verder dan Magister. Door de nieuwere techniek werkt het systeem op alle devices. Telefoons, desktops en dus ook iPads. Dat was voor ons de belangrijkste reden om de stap te wagen.

- Coen Spijkers, hoofd Beheer en Organisatie CSW


Heldere planning

Een uitgebreide intakeprocedure volgde. "We schetsten samen een gedetailleerd beeld van onze organisatie. Welke data moet worden geconverteerd en hoe is dit technisch mogelijk? Welke schoolspecifieke applicaties moeten aan het systeem worden gekoppeld? Daarop werd een strake planning gebaseerd", zegt Spijkers. "We werkten in fases, met mijlpalen die bereikt moesten worden. Dat werkte prettig, want de werkzaamheden bleven overzichtelijk en de vorderingen bleven constant in beeld. ICT-projecten worden vaak duurder en tijdrovender dan gedacht, maar bij somtoday bleek dat niet het geval."

Goed voorbereid werken

Door de strakke planning werd de deadline, voorjaarsvakantie 2015, gehaald. De testomgeving stond klaar en toen iedereen zijn officiële goedkeuring gaf, ging somtoday live in Zeeland. Bij die goedkeuring hoorde ook goed voorbereide leerkrachten. Dat techneuten enthousiast zijn over een nieuw systeem is natuurlijk mooi, maar alles draait uiteindelijk om de docent. Zij zijn immers de eindgebruikers. En docenten zijn niet per definitie whizzkids. "Hoewel de handelingen die we moeten verrichten in principe hetzelfde zijn als bij een ander systeem, verschilt het op technische punten. Daar ontstaan vragen over. Daarom waren we blij met de strak georganiseerde trainingen van somtoday-consultants," verteld applicatiebeheerder Nancy Cohen van CSW. "Leerkrachten konden zich inschrijven voor trainingen, die vlak voor de livegang in februari 2015 werden gehouden. Zo had iedereen de besturing nog helder op het netvlies toen we met somtoday gingen werken. Ook tijdens de implementatie waren de lijnen kort, dus vragen van gebruikers werden snel beantwoord."

Oplossend vermogen

Verliep het hele proces vlekkeloos? Nee, dat is onmogelijk. Elke schoolorganisatie is uniek en kent unieke hindernissen. Zo ook CSW. "Iedereen is een goede ICT-leverancier als zich geen problemen voordoen. Je kunt een ICT-leverancier pas écht beoordelen als zich problemen voordoen. We zaten midden in een schooljaar, hadden geen vakanties tot onze beschikking en implementeerden toch een nieuw systeem, dan loop je tegen bepaalde zaken aan", zegt Spijkers. "De consultants van somtoday stonden echter altijd klaar met constructieve adviezen, waren vaak op locatie aanwezig en toonden zich prima probleemoplossers. Daardoor is de implementatie zonder noemenswaardige hinder voor docenten en leerlingen verlopen, binnen de strakke deadline en binnen budget. Dat is een schouderklopje waard."