Het Montessori College is een brede scholengemeenschap voor VMBO, HAVO en VWO met locaties in Nijmegen en Groesbeek. De school telt bijna 2.000 leerlingen. In oktober 2013 maakte het Montessori College de overstap van Magister naar somtoday. Sjef Martens (directeur ICT), Erna Koopman (applicatiebeheerder), Lethie Schoenmakers (administratief medewerker) en Herman Buurman (docent) delen hun ervaringen met somtoday.

De overstap van Magister naar somtoday

Sjef: "Een jaar of acht geleden stapten wij van @VO, destijds ons leerlingvolgsysteem, over naar Magister. Alhoewel het onderwijskundig team tevreden met Magister leek, bemerkte ik bij Erna als applicatiebeheerder en onze administratief medewerkers steeds meer onvrede."

Erna: "De inrichting was veel werk en Magister had vaak updates. Het doorvoeren van deze updates leidde er vaak toe dat bepaalde stukken inrichting omvielen. Op den duur vertrouwde ik het systeem gewoon niet meer."

Sjef: "Al enkele jaren hielden wij de ontwikkeling van somtoday goed in de gaten. We zagen dat somtoday zich  meer en meer ontwikkelde en op een bepaald moment 'volwassen' was geworden. We zijn ons toen goed gaan verdiepen in e mogelijkheden van somtoday, want we wilden er zeker van zijn dat alles wat we in Magister konden ook in somtoday mogelijk zou zijn."

Modern, gedegen en betrouwbaar

Erna: "We merkten al snel dat somtoday een heel gedegen en betrouwbaar leerlingvolgsysteem is. De referentiescholen die we bezochten, konden dit bevestigen. Ook qua techniek loopt somtoday voorop, omdat het systeem voor alle gebruikers volledig webbased is (HTML 5) en gebruikers met één inlogaccount altijd en overal met somtoday aan de slag kunnen. Dat is in deze tijd eigenlijk vanzelfsprekend, maar in andere leerlingvolgsystemen nog steeds niet mogelijk. Als je het vergelijkt met Magister werkt somtoday ook een stuk sneller."

Samenwerken aan de koppeling met CUP

Erna: "In de contacten met somtoday merken we dat zij ervoor open staan om samen met ons te kijken hoe somtoday nog beter kan aansluiten op onze onderwijspraktijk.Zo roosteren wij met CUP (ContactUrenPlanner) en zit ons roostersysteem behoorlijk ingewikkeld in elkaar. Het is voor ons van belang dat het rooster in het leerlingvolgsysteem in te lezen is, maar dit lukte zowel in Magister als in SOMtoday niet. De collega's van somtoday zijn toen met ons en met CUP om tafel gaan zitten om samen te kijken hoe de koppeling eruit moest komen te zien. Door intensief met elkaar samen te werken, hebben we nu een perfect werkende koppeling tussen CUP en somtoday. Wij als gebruikers kunnen op die manier invloed uitoefenen op de doorontwikkeling van het systeem. Daarbij speelt de gebruikersvereniging SamenSOM natuurlijk ook een belangrijke rol in het beoordelen van wensen van gebruikers. Gezamenlijk maken we somtoday nog beter."

De overstap

Erna: Na een uitgebreide verkenning van somtoday en het bezoeken van enkele referentiescholen, besloten we de overstap van Magister naar somtoday te maken. Aan de hand van het stappenplan dat somtoday hanteert, hebben we met de consultant gesproken over de conversie, waarna somtoday het gehele conversietraject verzorgd heeft. Hier hebben we zelf nauwelijks werk aan gehad, behalve een dagje testen in de opgeleverde proefconversie. Vervolgens moest ik somtoday naar de wensen van onze schoolorganisatie inrichten. Het kostte even tijd en uitzoekwerk hoe ik dit het beste kon doen, maar het bleef allemaal wel overzichtelijk. Daarbij was de begeleiding vanuit somtoday heel goed en werd ik door hen goed ondersteund bij de inrichting. De lijnen met de medewerkers van somtoday zijn kort, ook nu we al een tijd werken met de software. Dit is erg prettig."

Functionaliteit

Erna: Natuurlijk is de functionaliteit van somtoday voor ons een belangrijk criterium geweest bij de overstap: we wilden er qua functionaliteit zeker niet op achteruitgaan. Somtoday is echter een heel solide en gedegen systeem met een doordachte inrichting. Somtoday bevat op sommige vlakken ook meer functionaliteit dan we gewend waren in Magister. Zo zijn de mogelijkheden voor afwezigheid- en verzuimregistratie in somtoday erg uitgebreid en bevat somtoday heel veel controlemogelijkheden, waardoor je altijd het overzicht behoudt in de inrichting. Natuurlijk zijn sommige functionaliteiten ook anders dan we in Magister gewend waren, zoals bijvoorbeeld de resultaatinrichting. Het is nog even zoeken hoe we dit het beste kunnen inrichten, maar we hebben er alle vertrouwen in dat somtoday ons hierin goed zal adviseren. Inmiddels kunnen we ook wel zeggen dat onze schoolorganisatie aan somtoday gewend is en we zijn blij dat we de overstap gemaakt hebben."


De administratief medewerker aan het woord

Lethie: "Toen we de overstap naar somtoday maakten, moest ik natuurlijk even wennen. SOMtoday zit echter heel logisch in elkaar en na een korte training kon ik er mijn weg gemakkelijk in vinden. Wat ik erg prettig vind, is dat updates door somtoday uitgebreid getest worden voordat deze uitgeleverd worden. Dit maakt dat updates van hoge kwaliteit zijn en ik vertrouwen heb in het systeem. Daarnaast worden updates altijd via de releasekalender ruim voor die tijd aangekondigd, waardoor ik altijd weet waar ik aan toe ben. Naar updates in somtoday heb ik geen omkijken."

Efficiënt en snel

Lethie: "Met somtoday kan ik efficiënt en snel werken. De verschillende dashboards geven mij bijvoorbeeld inzicht en controle over belangrijke administratieve processen. Mochten er problemen geconstateerd worden, dan kan ik vanuit deze dashboards direct doorklikken naar het onderliggende probleem. Op deze manier hoef ik zelf de problemen niet handmatig op te sporen, wat me een hoop zoekwerk scheelt. Ook de vele rapportagemogelijkheden in somtoday zijn een aanwinst voor onze organisatie: alle rapportages hebben precies die inhoud en lay-out die wij als schoolorganisatie wensen. Daarnaast gebruikt het management CumLaude, waar zij zelf eenvoudig managementinformatie mee kunnen genereren. Ik ben erg blij dat wij de overstap naar somtoday gemaakt hebben en kan het iedereen aanraden."


De docent aan het woord

Herman: "Als docent wil ik bezig zijn met lesgeven en met het leerlingvolgsysteem mij hier in ondersteunen door snel en goed te werken. Nadat we de overstap naar SOMtoday gemaakt hebben, zijn er door de schoolorganisatie instructiesessies voor docenten georganiseerd. Ik heb hier zelf geen gebruik van gemaakt en ben direct aan de slag gegaan. De navigatie van somtoday is logisch en eenvoudig, dus ik kon direct goed met de software overweg. De overstap van Magister van somtoday is voor mij dus soepel verlopen en het systeem doet wat het moet doen: ik kan snel een doelmatig afwezigheid en cijfers registreren. Wat me verder aanspreekt is de functionaliteit van het zorgvierkant, waar ik als docent/mentor snel overzicht heb in relevante aspecten van de zorg en ontwikkeling van een leerling. Dit zorgvierkant toon ik ook bij oudergesprekken, waardoor somtoday mij helpt om een professionele indruk bij ouders achter te laten. Somtoday werkt voor mij dus prima."

 

1.